Change-Management-Essentials: Für eine erfolgreiche Transformation
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In der schnelllebigen Geschäftswelt ist Change nicht nur unvermeidlich, sondern oft auch notwendig für Wachstum. Allerdings lassen sich Veränderungen innerhalb einer Organisation nicht immer einfach bewältigen. Bereits die Einführung einer neuen Software für die Arbeitsprozesse kann zu einem grundlegenden Umbruch im Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen führen. Die Folge: Unzufriedenheiten und Fluktuation.
Es erfordert daher einen strategischen Ansatz, eine klare Kommunikation und ein tiefes Verständnis für den wichtigsten und komplexesten beteiligten Faktor – den Menschen. Hier kommt Change Management zum Einsatz, das sich auf die Planung, Umsetzung und Aufrechterhaltung von Veränderungsinitiativen bei gleichzeitiger Minimierung von Widerständen und Maximierung des Mitarbeiter:innen-Engagements fokussiert.
Generell gilt: Die Struktur, Relevanz und Ziele von Veränderungen in einem Unternehmen können sehr unterschiedlich sein. Einige Grundelemente gelten jedoch immer.
In diesem Artikel möchten wir die Change-Management-Essentials beleuchten, die unternehmensinterne Veränderungen erfolgreicher machen und so die Akzeptanz für die Veränderung erhöhen.
1. Senden einheitlicher Botschaften
Wenn Änderungen anstehen, kommt bei Mitarbeiter:innen oft ein Gefühl von Unsicherheit auf, was vollkommen normal ist. Wichtig ist, dass das Projektteam weiß, wie damit umzugehen ist. Um die Unsicherheit zu reduzieren, ist eine konsistente Kommunikation von Veränderungen unerlässlich. Werden widersprüchliche Botschaften gesendet, sorgt das nämlich für Irritationen bei der Belegschaft und kann zu einem sinkenden Vertrauen führen.
Genau hier kommt die Change Story ins Spiel, die ein wichtiges Schlüsselelement in jedem Change Management einnimmt. Durch die Change Story wird die Notwendigkeit des Projektes, der aktuelle Projektstand, das künftige Zielbild, der Weg und die Bedeutung der Veränderung fixiert. Auch was unverändert bleibt, wird festgehalten. Denn auch das sollte kommuniziert werden, um trotz aller Änderungen Kontinuität zu bewahren.
2. Definition von Anspruchsgruppen
Definieren Sie wichtige Anspruchsgruppen (Stakeholder:innen) über Hierarchieebenen hinweg. Diese gilt es im nächsten Schritt nach ihrer Einstellung gegenüber der Veränderung (gut/schlecht) und Einfluss auf den Projekterfolg (hoch/niedrig) einzuordnen. Gerade jene Anspruchsgruppen, die wichtig für den Projekterfolg sind, aber (noch) eine schlechtere Einstellung gegenüber dem Projekt haben, verdienen eine besondere Aufmerksamkeit. Hier sollten Sie vor allem bei kleineren Gruppen oder Einzelpersonen das persönliche Gespräch suchen, um die Gründe hinter der kritischen Haltung zu verstehen, aufzunehmen und in der folgenden Kommunikation zu berücksichtigen. Denn gerade diese Gruppen könnten auch andere negativ beeinflussen oder sich für ein anderes Unternehmen entscheiden, wenn sie sich nicht gehört fühlen.
3. Lieferung logischer Argumente
Steht die Change Story und damit das einheitliche Kommunikationsgerüst, kommunizieren Sie als nächstes zentrale Fakten, die die Notwendigkeit der Veränderung betonen. Mitarbeiter:innen sollten hier verstehen, wieso der Change gerade jetzt erfolgt, welche positiven Auswirkungen dieser hat und welche negativen Auswirkungen durch den Wandel vermieden werden können. Dies legt den Grundstein für ein faktenbasiertes Gespräch.
Wenn allen Beteiligten klar ist, dass die Veränderung auf logischen Gründen basiert, entsteht nicht das Gefühl, dass die Veränderung das Ergebnis willkürlicher Entscheidungen ist. Abhängig von den einzelnen Anspruchsgruppen und ihren Sorgen, könnten hier einzelne Aspekte besonders betont werden.
4. Kommunikation auf emotionaler Ebene
Eine E-Mail mit dem Inhalt der Veränderung und einigen Argumenten dafür ist wohl der denkbar schlechteste Weg, eine Veränderung zu kommunizieren. Nicht nur, weil sie im Trubel des Alltags untergeht, sondern auch, weil hier weniger Emotionen aufgebaut werden und sich Nachfragen sowie Feedback schwierig gestalten. Die Folge: Mitarbeiter:innen erhalten schnell das Gefühl, dass ihre Anregungen in dem Moment nicht erwünscht sind.
Werden die Empfindungen der Mitarbeiter:innen nicht beachtet und ihre Nachfragen nicht geklärt, wird es schwer, ein sogenanntes affektives Commitment zu den Veränderungen herzustellen. Ein affektives Commitment trägt dazu bei, dass Mitarbeiter:innen den Wert der Veränderung verstehen und aktiv zu dem Erfolg der Maßnahmen beitragen. Emotional können Veränderungen beispielsweise mit einem passenden Slogan und/oder Logo aufgebaut werden. Auch Videos, die die wichtigen Kernbotschaften kreativ aufbereiten, können sogar Lust auf die Veränderung machen. Wenn die Gedanken Ihrer Kolleg:innen nicht durch Frustration und Wut getrübt sind, sind sie eher in der Lage, neugierig zu werden und sich das Potenzial der Veränderung in Ruhe zu überlegen.
5. Partizipation ermöglichen
Grundsätzlich kann man gut behaupten, dass Mitarbeiter:innen sich mit einer Änderung schwerer tun, wenn sie das Gefühl haben, darauf keinen Einfluss zu haben. Am besten ist es daher, die Mitarbeiter:innen in den Entstehungs- und Entscheidungsprozess mit einzubeziehen. Das trägt dazu bei, dass die Kommunikation von Anfang an nah an die Mitarbeiter:innen herankommt und nicht irgendwo im „Elfenbeinturm“ entsteht. Mehr Personen zu involvieren, sorgt natürlich auch für mehr Abstimmungsaufwand. Um Verzögerungen zu vermeiden, können beispielsweise Kernteams erste Ideen für den Change ausarbeiten und anschließend beispielsweise in Fokusgruppen validieren.
Fazit: Der Mensch steht im Mittelpunkt des Change-Prozesses
Change Management ist eine grundlegende Kompetenz für Unternehmen, die im dynamischen Geschäftsumfeld erfolgreich sein möchten. Indem Unternehmen den Wandel als Chance für Wachstum und Innovation begreifen, können sie die Grundsätze und Strategien des Änderungsmanagements nutzen, um Mitarbeiter:innen zu überzeugen und Übergänge erfolgreich zu meistern. Eine klare Change Story, eine effektive Kommunikation sowie eine emotionale Stakeholder:innen-Einbindung und -Partizipation sind Essentials für die Förderung von langfristigem Erfolg inmitten von Veränderungen.
