Top-5-HR-KPIs, um Ihr HR zu optimieren
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Im Zeitalter der Digitalisierung und des technologischen Fortschritts werden Daten, auch KPIs im HR-Bereich, zunehmend als das neue Gold betrachtet. Warum? Weil sie Unternehmen geschäftsrelevante Einblicke liefern, die bei der Entscheidungsfindung helfen und so die Effizienz verbessern können.
Unternehmen erfassen bereits riesige Datenmengen, scheitern jedoch oft daran, aus diesen einen Mehrwert zu generieren. Dies verdeutlicht auch die Studie (2021) „Data mastery: How data-powered organizations outperform their competitors” des Capgemini Research Institute. Hier wurde festgestellt, dass lediglich 16 Prozent der Unternehmen über die Tools, Technologien, Mitarbeiter:innen, Prozesse, Fähigkeiten und Kultur verfügen, um aus den steigenden Datenmengen erfolgreich einen Mehrwert zu schöpfen.
Aufbereitete und gepflegte Daten bilden jedoch die Grundlage, um daraus Einblicke für weiterführende Analysen abzuleiten. Diese Daten müssen dann in aussagekräftige Key Performance Indicators (KPIs) umgewandelt werden. Was sich hinter KPIs verbirgt und welche HR-KPIs Sie entlang der gesamten Employee Journey erheben sollten, um übergreifende Einblicke zur Employee Experience zu gewinnen, verraten Ihnen unser Consultant SAP Analytics & BI Michael Ochmann und Marlene Behm, Consultant HXM-Transformation bei mmmake, in diesem Blogbeitrag.
Was sind HR-KPIs?
KPIs sind quantifizierbare Kennzahlen, um die Aktivitätsleistung in Unternehmen zu bewerten. Sie dienen dazu, den Status quo innerhalb eines Unternehmens genauer zu erfassen und helfen dabei, Fortschritte zu verfolgen sowie Ziele messbar zu machen. Je nach Branche, Abteilung und Zielstellung werden verschiedene Kennzahlen herangezogen und betrachtet, die individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden können. So werden mit Hilfe der HR-KPIs die Effektivität und Effizienz von Personalprozessen innerhalb eines Unternehmens bewertet.
Durch die regelmäßige Analyse spezifischer Kennzahlen erkennen Unternehmen frühzeitig Trends, identifizieren Schwachstellen und treffen strategische Entscheidungen, um auf Basis dessen ihre Effizienz zu steigern, Ressourcen optimal einzusetzen und letztendlich ihre unternehmerischen Ziele zu erreichen. Somit stellt die Bewertung und die Optimierung der organisatorischen Leistung das übergeordnete Ziel bei der Erhebung und Analyse von KPIs dar. HR-KPIs dienen in diesem Zuge als Instrumente, um den Erfolg von HR-Initiativen zu bewerten, strategische Entscheidungen zu treffen und die Ausrichtung der HR-Abteilung auf die Unternehmensziele sicherzustellen.
HR-KPIs sind ein wichtiges Instrument, um Problemfelder in der Belegschaft zu entdecken, Lösungsideen zu entwickeln und diese in der Praxis umzusetzen.
Voraussetzung für die Wirksamkeit von KPIs ist, dass sich das Personalmanagement nicht vor der neu gewonnen Transparenz, Rückschläge oder sehr langsame Veränderungen fürchtet.“
Warum ist die Erhebung von KPIs im HR-Bereich wichtig?
Was für das gesamte Unternehmen gilt, gilt auch für einzelne Fachbereiche und Abteilungen wie dem Personalwesen. Dort ist ein datengestützter Überblick über die aktuelle Belegschaft unvermeidbar, um den Status quo zu erhalten und auszubauen. Die Nutzung datengesteuerter Erkenntnisse ermöglicht es Personaler:innnen, die Dynamik ihrer Belegschaft zu verstehen, Trends zu identifizieren und basierend darauf proaktiv zu handeln. HR-Kennzahlen sind dabei keine bloßen Messinstrumente, sondern leistungsstarke Werkzeuge, die als Basis für strategische Entscheidungen, Prozessoptimierung und den Erfolg des Unternehmens genutzt werden können.
Die Fokussierung auf aussagekräftige Kennzahlen im Personalbereich liefert unter anderem wertvolle Einblicke in die Belegschaftsleistung, Zufriedenheit und Produktivität. Dies hilft HR-Verantwortlichen und Führungskräften, mögliche (Gegen-)Maßnahmen abzuleiten. Entscheidend ist hier der Blickwinkel, d.h. je nach Management, Fachbereich, Controller:in oder Führungskraft variiert die Relevanz der unterschiedlichen Kennzahlen. Spezifische Kennzahlen, wie beispielsweise die Anzahl eingegangener Bewerbungen, haben für das Recruiting eine höhere Bedeutung als für den Controlling-Bereich.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Mitarbeiter:innen-Bindung in Zeiten des Fachkräftemangels. Auf dem dynamischen Arbeitnehmer:innen-Markt herrscht seit einiger Zeit ein intensiver Wettbewerb um Talente, auch bekannt als „War of Talents“. Somit müssen Unternehmen sich immer stärker darum bemühen, qualifizierte Fachkräfte zu finden und langfristig zu binden. Insgesamt führt dieser Wettbewerb zu einem Umdenken in der Personalpolitik, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zu erfüllen. Gerade unter diesen Voraussetzungen ist es von entscheidender Bedeutung, dass das Personalwesen anhand von KPIs und der passenden Datengrundlage einen Überblick über die Belegschaft sowie über aktuelle Entwicklungen innerhalb des Unternehmens erhält. Auf Basis einer fundierten Datenbasis können Unternehmen proaktiv auf aktuelle, personelle Fragestellungen eingehen und somit schneller auf zukünftige Herausforderungen reagieren.
Dabei sollte die Qualität sowie die Verfügbarkeit der Daten gewährleistet sein. Wenn zum Beispiel innerhalb des Unternehmens ein Offboarding-Prozess inklusive genauer Dokumentation der Austrittsgründe vorhanden ist, beim Kündigungsgrund im System jedoch in den allermeisten Fällen „Sonstiges“ statt beispielsweise „Fehlende Weiterentwicklung“, „Umzug“ etc. ausgewählt wurde, dann sind diese Daten zwar grundsätzlich vorhanden, lassen jedoch aufgrund ihrer fehlenden Aussagefähigkeit wenige Rückschlüsse für eine Analyse zu. Somit ist es für Unternehmen unerlässlich, entscheidungsrelevante Kennzahlen zu identifizieren, die auf gepflegten und aussagekräftigen Daten basieren.
Welchen Fokus setzen wir bei der Erhebung?
Die Erhebung und Analyse von HR-Kennzahlen ist unerlässlich für fundierte Entscheidungen und gezielte Folgemaßnahmen. Doch wo fangen Unternehmen an, wenn sie sich zu einer datengetriebenen Organisation entwickeln möchten? Die Antwortet ist simpel: Es ist wichtig, sich einen Fokus zu setzen. Von Recruiting- über Vergütungs- bis hin zu Gesundheitskennzahlen: Die Bandbreite an KPIs im HR-Bereich ist enorm. Und wo es Daten gibt, gibt es auch Kennzahlen. Letztlich besteht die große Herausforderung für jedes Unternehmen darin, zu entscheiden, welche individuellen KPIs im jeweiligen Unternehmen zu betrachten sind.
Wir von mmmake stellen gemäß unseres HXM-Ansatzes die Experience der einzelnen Mitarbeiter:innen bzw. Bewerber:innen in den Vordergrund. Deshalb fokussieren wir uns bei der Analyse der HR-KPIs auf den Employee Lifecycle und betrachten die Reise jedes Einzelnen – die Employee Journey von „Attract to Hire“ bis zu „Exit“.
Top-5-HR-KPIs
Basierend auf unseren Kund:innen-Erfahrungen sowie Best-Practices-Ansätzen haben wir fünf zentrale HR-KPIs ausgewählt, mit denen Unternehmen ihr bestehendes Kennzahlen-Portfolio auf- bzw. ausbauen können.
Candidate Experience: Die etwas andere Feel-Good-Kennzahl
In der HR-Welt ist der Fokus auf „Experience“ schon lange kein Trend mehr, sondern eine grundlegende Anforderung. In der Vergangenheit lag der Fokus primär auf der Effizienz des Recruiting-Prozesses. Doch angesichts wachsender Herausforderungen, passende Bewerber:innen zu finden, haben Unternehmen begonnen, die Wirksamkeit ihrer Recruiting-Prozesse genauer zu betrachten. Dabei steht eine positive Candidate Experience im Mittelpunkt: Bewerber:innen sollen bereits beim ersten Kontaktpunkt mit dem Unternehmen positive Erfahrungen sammeln. Durch einen reibungslosen Bewerbungsprozess bleiben Kandidaten:innen bis zum Schluss im Bewerbungsverfahren, sodass Unternehmen von einer größeren Auswahl profitieren. Außerdem empfehlen Bewerber:innen das Unternehmen aufgrund positiver Erfahrungen tendenziell weiter und erhöhen dadurch ebenfalls die Anzahl der Bewerbungen. Kurzum: Eine gute Candidate Experience erleichtert es, qualifizierte Bewerber:innen für sich zu gewinnen.
Auch wenn dies keine klassische Kennzahl ist, kann die Candidate Experience mithilfe von Daten quantifiziert werden. Feedback der Bewerber:innen anhand von Umfragen sowie die Berücksichtigung anderer KPIs wie der Offer-Acceptance Rate, Time-to-Hire oder der Verweildauer auf der Karriereseite können als Grundlage zur Messung dienen.
(Früh-) Fluktuationsrate: KPI zur Aufdeckung mangelnder Mitarbeiter:innen-Bindung
Auch die Fluktuationsrate stellt für uns eine wichtige Kennzahl im HR-Bereich dar, denn sie gibt einen Überblick über die Personalbewegung im Unternehmen. Eine hohe Fluktuationsrate kann ein Indikator zum Handeln sein. Aber was steckt eigentlich dahinter?
Die Fluktuationsrate zeigt auf, wie viele Angestellte im Verhältnis zur Gesamtbelegschaft innerhalb eines Zeitraums – meistens eines Jahres – das Unternehmen verlassen. Dies kann Mitarbeiter:innen inkludieren, die in den Ruhestand gegangen oder verstorben sind (natürliche Fluktuation) oder aufgrund von Versetzungen und Kündigungen gehen. Da das Ausscheiden eines Mitarbeitenden meist auf Kündigungen zurückzuführen ist, weist eine hohe Fluktuationsrate auf Defizite in der Mitarbeiter:innen-Bindung hin. Eine niedrige Bindung basiert auf verschiedenen Faktoren wie beispielsweise schlechtem Management, zu geringer Vergütung oder Unzufriedenheit mit den Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen. Eine Kündigung kann für ein Unternehmen teuer werden, im Durchschnitt kostet sie laut dem Personalmanagement-Experten Marcus Hein etwa 43.000 Euro. Das beinhaltet u.a. Kosten für Aus- und Eintritt sowie Suche und Auswahl. Aus diesem Grund sollten bei einer überdurchschnittlichen Fluktuationsrate unbedingt die Ursachen analysiert, Handlungsbedarfe identifiziert und Maßnahmen abgeleitet werden. Das gilt insbesondere für Mitarbeiter:innen, die bereits nach einem Jahr oder weniger das Unternehmen auf eigenem Wunsch verlassen.
Bei der Analyse und Bewertung der Fluktuationsrate ist es entscheidend, verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Dazu gehört die Einordnung der eigenen Fluktuationsrate im Vergleich zur Branchennorm, um ein Verständnis für die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Ebenfalls ist es wichtig, die generelle Entwicklung der Fluktuation im Zeitverlauf zu betrachten, um langfristige Trends zu erkennen. Dabei müssen externe Faktoren wie beispielsweise die Auswirkungen der Corona-Pandemie berücksichtigt werden, da sie die Fluktuationsrate beeinflussen können. Zusätzlich sollte untersucht werden, ob es interne Spitzen in gewissen Abteilungen oder in Teams unter einer bestimmten Führungskraft gibt. Ebenso ist es relevant, die Unterschiede in den Fluktuationsraten zwischen verschiedenen Altersgruppen oder Senior-Leveln zu analysieren, um eventuelle Muster zu erkennen.
Insgesamt streben wir nicht eine möglichst niedrige Fluktuationsrate an, sondern vielmehr eine natürliche Rate, die einen gewissen Wechsel im Unternehmen ermöglicht. Ein solcher Wechsel bringt frischen Wind in die Firma und beugt Betriebsblindheit vor. Darüber hinaus ist es wichtig, Mitarbeiter:innen bei einer Neuorientierung zu unterstützen oder ihnen die Möglichkeit zu geben, sich weiterzuentwickeln.
Krankenstand: Indikator für vielfältige Probleme im Unternehmen
Eine wichtige Kennzahl, die einen unmittelbaren Einfluss auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen hat, ist der Krankenstand. Er wird anhand krankheitsbedingter Fehltage im Verhältnis zur Soll-Arbeitszeit gemessen und liefert wertvolle Einblicke in die Gesundheit der Belegschaft und in die Effizienz der Arbeitsabläufe. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass der natürliche Krankenstand saisonalen Schwankungen unterliegt.
Ein hoher Krankenstand kann auf verschiedene Probleme hinweisen wie zum Beispiel mangelnde Arbeitszufriedenheit, hohe Arbeitsbelastung oder gesundheitliche Probleme am Arbeitsplatz. Darüber hinaus kann ein hoher Krankenstand zu Ausfällen in der Produktion oder von Dienstleistungen, zusätzlichen Kosten und zu einem erhöhten Arbeitsdruck für die verbleibenden Mitarbeiter:innen führen.
Bei der Analyse des Krankenstands steht weniger der absolute Wert im Vergleich zu anderen Unternehmen im Vordergrund, sondern interne Vergleiche auf verschiedenen Ebenen. Das können Abteilungen, Führungsebenen und Standorte sein. Ein erhöhter Krankenstand in einer Abteilung im Vergleich zu ähnlichen Abteilungen könnte auf verschiedene Faktoren wie Arbeitsbelastung, Führungsstil und Stress hindeuten. Dabei kann es hilfreich sein, die Anzahl der geleisteten Überstunden in Verbindung mit dem Krankenstand zu setzen. Ein hoher Krankenstand bei gleichzeitig vielen Überstunden deutet möglicherweise auf eine übermäßige Arbeitsbelastung, erhöhten Druck und Stress hin.
Bei der Analyse des Krankenstands können verschiedene Fragen gestellt werden, um Zusammenhänge und mögliche Ursachen zu identifizieren:
- Gibt es Abteilungen oder Teams bestimmter Führungskräfte mit auffällig hohem Krankenstand?
- Wie hoch ist der Anteil der Langzeiterkrankten?
- Gibt es Belastungsfaktoren oder Gefährdungspotenziale, die zu einem erhöhten Krankenstand führen könnten?
Wichtig ist, die individuellen Grundbedingungen des Unternehmens bei der Interpretation dieser Daten zu berücksichtigen.
Employee Net Promoter Score: Die Mood-Kennzahl
Der Employee Net Promoter Score (ENPS) ist leicht zu ermitteln und basiert auf einer einzelnen Frage, die Unternehmen an ihre Mitarbeiter:innen stellen: „Wie wahrscheinlich ist es auf einer Skala von 0 bis 10, dass Sie unser Unternehmen Ihren Freund:innen oder Bekannten als Arbeitgeber empfehlen würden?“. Sie dient als Indikator für Loyalität, Zufriedenheit und Engagement der Mitarbeiter:innen und sollte in regelmäßigen Abständen (quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) gestellt werden.
Wegen des schnellen und einfachen Formats ist dieses Tool sehr zeiteffizient, jedoch bietet die bloße Betrachtung der Kennzahl wenig Interpretationsspielraum sowie wenig Aussagekraft hinsichtlich möglicher (Gegen-)Maßnahmen.. Hierfür sind weitere interne Mitarbeiter:innen-Umfragen sowie weitreichendere Analysen sinnvoll, sodass der ENPS die jährliche Mitarbeiter:innen-Befragung zwar nicht ersetzen, jedoch sinnvoll ergänzen kann. Die reine Betrachtung des ENPS dient primär als Stimmungsbild innerhalb der Belegschaft und kann als Ausgangspunkt für weiterführende Maßnahmen wie gezielte Fokusgruppen-Workshops genutzt werden, um so ein genaueres Bild zu erhalten.
Flight Risk Score: Die Wahrsager-KPI
Der Flight Risk Score gibt an, welche Mitarbeiter:innen potenziell besonders fluktuationsgefährdet sind. Hierfür werden historische Daten genutzt und auf Basis eines Prognose-Modells zukünftige Ereignisse vorhergesagt.
Für den Flight Risk Score werden umfangreiche Daten von noch im Unternehmen verbliebenen Mitarbeiter:innen untersucht. Hinzu kommen die Daten derjenigen, die das Unternehmen verlassen haben. Im HR-Umfeld gibt es eine Vielzahl an Variablen, die für solch ein Prognose-Modell genutzt werden können: Alter, Betriebszugehörigkeit, Gehaltserhöhungen, Bonuszahlungen, Beförderungen, Versetzungen, Weiterbildungen, Abwesenheitstage, Entfernung zum Wohnort, etc. Je nach Unternehmen, Branche und Tätigkeitsfeld können unterschiedliche Variablen herangezogen und individuell gewichtet werden. Die berechneten Prognosen geben dann an, ob und mit welcher Wahrscheinlichkeit die Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen könnten.
Anhand dessen können proaktiv individuelle Maßnahmen zur Risikominderung von der Führungskraft abgeleitet und umgesetzt werden. Statt rückwirkend auf vollendete Tatsachen zu blicken, kann hierdurch bereits vorab ein Risiko identifiziert werden, sodass die Verantwortlichen proaktiv handeln können. Angesichts des rasanten Fortschritts im Bereich der Künstlichen Intelligenz sowie des Machine Learnings könnte der Flight Risk Score für Unternehmen relevanter und leichter zugänglich werden. Da diese Technologien mittlerweile massentauglich sind, kann nun jeder im Unternehmen Künstliche Intelligenz nutzen.
Ausblick: Es gibt noch viel mehr HR-KPIs
Nachdem wir im ersten Schritt unsere Top-5-HR-KPIs entlang der Employee Journey definiert und näher beleuchtet haben, wenden wir uns in den darauffolgenden Blog-Beiträgen den einzelnen Phasen der Employee Journey zu und gehen hierbei ebenfalls auf die relevantesten KPIs ein. In diesem Zusammenhang werden wir aufzeigen, welche konkreten Maßnahmen von Seiten der Unternehmen ergriffen werden und wie sich diese positiv auf die jeweiligen spezifischen KPIs auswirken können. Stay tuned!
