{"id":18005,"date":"2024-05-23T09:52:52","date_gmt":"2024-05-23T07:52:52","guid":{"rendered":"https:\/\/mmmake.com\/?p=18005"},"modified":"2026-08-13T14:16:52","modified_gmt":"2026-08-13T12:16:52","slug":"wie-lean-prinzipien-die-hr-transformation-beeinflussen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/mmmake.com\/de\/blog\/wie-lean-prinzipien-die-hr-transformation-beeinflussen\/","title":{"rendered":"Lean-Prinzipien: HR-Prozesse optimieren und HR-Abteilung transformieren"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong><em>&#8222;Unabh\u00e4ngig davon, wie viele Ressourcen wir in der Personalabteilung einstellen, scheinen wir unsere Arbeitslast nicht bew\u00e4ltigen zu k\u00f6nnen.&#8220;<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong><em>&#8222;Wir haben einfach nicht genug Kapazit\u00e4t, um die Arbeit zu erledigen, werden aber gleichzeitig aufgefordert, die Zahl der Mitarbeiter:innen zu reduzieren.&#8220;<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong><em>&#8222;Das Verh\u00e4ltnis unserer Personalabteilung zur Mitarbeiter:innen-Anzahl in unserem Unternehmen steht in keinem angemessenen Verh\u00e4ltnis.&#8220;<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong><em>&#8222;Unsere Gesch\u00e4ftsbereiche sagen uns, dass wir als Personalabteilung nicht strategisch genug sind.&#8220;<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Kommen Ihnen diese Aussagen bekannt vor? Genau vor diesen Herausforderungen stehen viele Unternehmen, die ihre HR-Prozesse im Mitarbeiter:innen-Lebenszyklus zum Gro\u00dfteil noch immer manuell und offline durchf\u00fchren. Und das, obwohl wir auf der Business-Plattform LinkedIn fast t\u00e4glich \u00fcber neue, digitale Trends lesen \u2013 von KI \u00fcber Cloud-Computing bis hin zur Blockchain-Technologie.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Vor welchen spezifischen Herausforderungen stehen HR-Abteilungen?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Vom Recruiting \u00fcber Onboarding bis hin zu Compensation &amp; Benefits und Offboarding sind Microsoft Excel und OneNote in vielen Unternehmen immer noch ein Standard f\u00fcr die Planung und Durchf\u00fchrung gesch\u00e4ftskritischer HR-Prozesse. Diese Programme f\u00fchren zu weniger Effizienz und Produktivit\u00e4t der HR-Prozesse. Die Folge? Eine schlechte Mitarbeiter:innen-Erfahrung und ein sinkendes Image der HR-Abteilung.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zus\u00e4tzlich ergab eine von <a href=\"https:\/\/hr.personio.de\/hubfs\/DE_HR_Studie_2023.pdf?utm_medium=email&amp;_hsenc=p2ANqtz--lvhcqWRIEzuLFBI1-w2_a1WbDClcg-gm0x93rrDsCbvH7_W7rUWwSg9fuR4cYamuqksb5pM5GGLm4fuYCmJhcQQXqZA&amp;_hsmi=260556960&amp;utm_content=260556960&amp;utm_source=hs_automation&amp;hsCtaTracking=3fc196cb-65d2-4bd9-9292-34272eb70d42%7C9633992f-baab-44f4-bd2c-bc44381620bd\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">&#8222;Personio SE&#8220; durchgef\u00fchrte Studie<\/a> von 2023, dass fast zwei Drittel (64%) der HR-Manager:innen aufgrund administrativer Aufgaben nicht ausreichend Zeit f\u00fcr strategische HR-Arbeit haben. Und das ist noch nicht alles: Zwei Drittel (63%) der operativ t\u00e4tigen HR-Profis werden derzeit nicht bei der Durchf\u00fchrung ihrer Prozesse unterst\u00fctzt. Somit fehlt ihnen auch hier schlichtweg die Kapazit\u00e4t f\u00fcr Optimierungen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wie k\u00f6nnen diese Herausforderungen bew\u00e4ltigt werden?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Derzeit existiert keine Musterl\u00f6sung, um <a href=\"https:\/\/mmmake.com\/de\/loesungen\/hr-prozessoptimierung\/\">HR-Prozesse<\/a> zu digitalisieren und zu optimieren sowie HR-Abteilungen transformieren. Es gibt jedoch eine simple Methode, die bei vielen Unternehmen wahre Wunder wirkt: Lean Management mit Lean-Prinzipien.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Was ist Lean Management?<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Urspr\u00fcnglich im Fertigungssektor entwickelt, ist Lean HR eine Philosophie, die darauf abzielt, Verschwendung zu eliminieren, die Effizienz zu verbessern und den Produktwert f\u00fcr die Kund:innen zu maximieren. In Bezug auf HR-Prozesse bedeutet das, sich auf Aktivit\u00e4ten zu konzentrieren, die direkt zur Entwicklung, <a href=\"https:\/\/mmmake.com\/de\/loesungen\/mitarbeitergewinnung-bindung\/\">Bindung<\/a> und zum Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen beitragen. Unn\u00f6tige Schritte, die keinen Beitrag zu diesen Punkten leisten, werden eliminiert. In den Worten von Henry Ford: \u201eWenn Sie immer das tun, was Sie bisher getan haben, werden Sie immer das bekommen, was Sie bisher bekommen haben.\u201c Die Lean-Prinzipien lassen sich in drei grundlegende Phasen unterteilen: <strong><em>Entdecken<\/em><\/strong>, <strong><em>Verbessern<\/em><\/strong> und <strong><em>Umsetzen<\/em><\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">1. Entdecken (Wertstromanalyse)<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">W\u00e4hrend der Entdeckungsphase sollte die Personalabteilung ihre aktuellen Prozesse analysieren. Um die Prozessarchitektur zu durchdringen, eignen sich Methoden wie Process House. Dabei zerlegen Sie auf strategischer Ebene Ihre Prozesse in logische Prozessgruppen. Diese werden dann wiederum in operative Gesch\u00e4ftsprozesse unter Ber\u00fccksichtigung von Kosten, Zeit und Ressourcen untergliedert. In der Entdeckungsphase geht es nicht nur darum, die aktuellen Prozesse abzubilden, sondern auch eine Grundlage f\u00fcr die Leistungsmessung zu schaffen. Die Wertstromanalyse (englisch: Value Stream Mapping oder kurz VSM) ist dabei ein grundlegendes Werkzeug. Der HR-Bereich kann die Wertstromanalyse einsetzen, um den gesamten HR-Prozess-Lebenszyklus \u2013 von Sourcing und Recruiting bis zum Offboarding \u2013 zu visualisieren und zu analysieren. Die Identifizierung und Beseitigung von nicht wertsch\u00f6pfenden Aktivit\u00e4ten wie redundante Papierarbeit, lange Wartezeiten und der falsche Einsatz von Fachexpert:innen kann die Prozessdurchlaufzeiten erheblich reduzieren und die Gesamteffizienz steigern.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">3. Umsetzen (Aktionsplan):<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nachdem die Optimierungspotenziale identifiziert, priorisiert und als Quick Wins oder mittelfristige Deliverables kategorisiert wurden, erstellen Sie einen Aktionsplan. Daraus k\u00f6nnen \u00c4nderungen in Bezug auf Personen, Prozesse und Technologien abgeleitet werden. Diese Phase erfordert ein starkes Projektmanagement mit einem pragmatischen Ansatz zur Bewertung von Risiken, Ressourcen, Kosten und Zeit. F\u00fcr eine schnelle Implementierung kann ein Ansatz wie SCRUM f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der Quick Wins sehr effektiv sein. Scrum ist ein agiles Rahmenwerk f\u00fcr das Projektmanagement, das auf kurze Iterationen (Sprints) und enge Teamarbeit setzt, um flexibel und effektiv komplexe Projekte umzusetzen.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">3. Verbessern (Kaizen)<\/h4>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Lean betont eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung, auch \u201eKaizen\u201c genannt. Hier wird das Team bef\u00e4higt, Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren, um das jeweilige <a href=\"https:\/\/mmmake.com\/de\/loesungen\/allgemeines-zu-hr-transformation\/\">HR-Transformationsziel<\/a> zu erreichen \u2013 von der Implementierung eines neuen HR Operating Model bis hin zur Einf\u00fchrung einer neuen Software. Dabei gilt es, das \u201eWarum\u201c hinter jedem Schritt kritisch zu hinterfragen. Eine zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen besonders geeignete Methode ist SIPOC:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>S<\/strong>upplier (Lieferant): Identifizieren Sie externe Quellen oder interne Abteilungen, die Inputs f\u00fcr Ihre HR-Prozesse liefern, wie z. B. Personalagenturen, interne Antragsteller oder Abteilungen, die Kandidat:innen-Empfehlungen machen. \u00dcberpr\u00fcfen Sie die Zuverl\u00e4ssigkeit und Qualit\u00e4t dieses Inputs sowie potenzielle Engp\u00e4sse oder Verz\u00f6gerungen bei der Lieferung.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>I<\/strong>nput (Eingabe): Analysieren Sie die Art und Qualit\u00e4t des Inputs und lassen Sie ihn in Ihre HR-Prozesse einflie\u00dfen, z. B. in Bewerbungsunterlagen, interne Antr\u00e4ge oder Daten aus Leistungsbeurteilungen. Pr\u00fcfen Sie, ob dieser Input den Anforderungen entspricht und ob es m\u00f6glich ist, ihn zu optimieren, um die Effizienz und Qualit\u00e4t der HR-Prozesse zu verbessern.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>P<\/strong>rocess (Prozess): Untersuchen Sie den Ablauf Ihrer HR-Prozesse, um Engp\u00e4sse, Redundanzen oder ineffiziente Schritte zu identifizieren. Analysieren Sie den gesamten Prozess, von der Bewerbungseingabe \u00fcber die Auswahl bis zur Einstellung. Identifizieren Sie Bereiche, in denen Verbesserungen m\u00f6glich sind. Zum Beispiel: Wie lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren? Wo k\u00f6nnen Genehmigungsprozesse vereinfacht werden? Gibt es Schulungen f\u00fcr Mitarbeiter:innen?<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>O<\/strong>utput (Ausgabe): \u00dcberpr\u00fcfen Sie die Ergebnisse Ihrer HR-Prozesse, wie z. B. Einstellungen, Schulungen oder Leistungsberichte, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen entsprechen. Analysieren Sie m\u00f6gliche Qualit\u00e4tsprobleme oder Diskrepanzen zwischen den erzielten Ergebnissen und den Zielen. Implementieren Sie Verbesserungen, um die Qualit\u00e4t der HR-Ergebnisse zu steigern. F\u00fchren Sie z. B. Feedback-Mechanismen ein oder passen Sie Schulungsprogramme an die Bed\u00fcrfnisse der Mitarbeiter:innen an.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>C<\/strong>ustomer (Kund:in): Identifizieren Sie die internen und externen Kund:innen Ihrer HR-Prozesse wie Bewerber:innen, Mitarbeiter:innen oder F\u00fchrungskr\u00e4fte. Analysieren Sie ihre Bed\u00fcrfnisse, Erwartungen sowie ihr Feedback, um sicherzustellen, dass die HR-Prozesse ihren Anforderungen gerecht werden. Implementieren Sie Verbesserungen, um die Kund:innen-Zufriedenheit zu steigern, wie die Optimierung des Bewerbungsprozesses oder die Einf\u00fchrung von Mitarbeiter:innen-Feedback-Sitzungen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Fragen Sie sich in diesem Zuge: Warum f\u00fchren wir diesen Prozess oder Schritt im Prozess durch? Gibt es nicht einen besseren und effizienteren Weg? Welche Gef\u00fchle von Frustration empfinde ich oder welche Herausforderungen erlebe ich bei der Durchf\u00fchrung dieser Aufgabe? Was ist die Definition des Erfolgs f\u00fcr diesen Prozess\/Schritt und wie wissen wir, dass wir es richtig machen? Auf Basis dessen k\u00f6nnen Sie Ihre HR-Dienstleistungen besser, schneller und standardisierter gestalten. Dabei ist Standardisierung ein Schl\u00fcsselprinzip des Lean Managements. Durch die Entwicklung konsistenter Verfahren f\u00fcr Routineaufgaben k\u00f6nnen HR-Abteilungen Variabilit\u00e4t, Fehler und Verz\u00f6gerungen reduzieren. Dies erm\u00f6glicht HR-Profis, sich auf strategischere und wertsch\u00f6pfende Aktivit\u00e4ten zu konzentrieren. Das tr\u00e4gt letztendlich zu einer verbesserten Effizienz bei. In dieser Phase ist es auch wichtig, die Erfolgskennzahlen des Prozesses zu identifizieren, um die Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Hierf\u00fcr m\u00fcssen Sie die Abweichungen zwischen den in der Soll-Planung festgelegten KPIs und den Ist-Werten ermitteln.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><\/h4>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fazit: Lean-Prinzipien f\u00fcr mehr Effizienz und Produktivit\u00e4t<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Implementierung von Lean-Prinzipien im HR-Bereich stellt einen transformativen Ansatz zur Optimierung von Prozessen und Steigerung der Produktivit\u00e4t dar. Indem Sie Workflows optimieren, unn\u00f6tige Prozesse beseitigen und Mitarbeiter:innen in den Verbesserungsprozess einbinden, k\u00f6nnen Sie auf die wandelnden Anforderungen Ihrer Organisation reagieren. In einer Zeit, in der Sie als Organisationen die Komplexit\u00e4t des modernen Arbeitsplatzes bew\u00e4ltigen m\u00fcssen, bietet das Lean Management einen bew\u00e4hrten Weg, um eine effizientere und produktivere HR-Funktion zu schaffen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Sie k\u00f6nnen Ihre Arbeitslast nicht bew\u00e4ltigen? 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