SAP H4S4: Die Zukunft von SAP HCM?!
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It’s time to say goodbye, SAP HCM: Die Version basierend auf SAP ERP 6.0 läuft ab 31.12.2027 aus der regulären Wartung. Abhängig von den verwendeten Modulen und Ihrer individuellen Cloud-Strategie kommen verschiedene Optionen in Betracht: ein Wechsel zu SAP SuccessFactors, eine Migration auf SAP HCM for S/4HANA (H4S4) oder eine hybride Lösung, die beide Ansätze kombiniert. Aber was ist SAP H4S4? Ist SAP H4S4 die beste Option? Wie implementieren Sie SAP H4S4? Das erfahren Sie im Blogartikel.
Was ist SAP H4S4?
SAP H4S4 – eine Abkürzung aus der Kreativität der SAP-Profis entstanden, aber mittlerweile Common Sense – steht für „HCM for S/4HANA“ und ist damit die nächste Version des seit vielen Jahren bewährten SAP-Moduls zur Personalwirtschaft.
Oder anders gesagt: auf “SAP ERP R/3 HCM” folgt “HCM for SAP S/4HANA”. Sie können H4S4 On-Premise, in der Private Cloud oder Public Cloud betreiben. Das ist vor allem eine Frage der Unternehmensstrategie und der Kostenstruktur.
Welche Optionen haben Sie bis 2027?
Je nach eingesetzten Modulen und der persönlichen Cloud-Strategie bieten sich ein Wechsel auf SAP SuccessFactors, eine Migration auf SAP H4S4 oder eine Mischung aus beidem an. Das SAP H4S4 wiederum kann dabei weiterhin auf eigener Infrastruktur oder in der Cloud betrieben werden.
Hierzu ein paar Beispiele:
- Szenario 1: Personaladministration, Personalzeitwirtschaft und Personalabrechnung. Alle anderen Prozesse sind derzeit nicht digitalisiert und das ist auch nicht geplant.
Unsere Empfehlung: Ein Wechsel auf SAP H4S4 bietet sich hier an. Es geht keine Funktionalität verloren. Sie ersparen sich Einführungskosten für weitere Systeme.
Digitalisieren sie anschließend ihre Papierprozesse durch die Einführung der Fiori Self-Services kombiniert mit einer Personalaktenlösung.
- Szenario 2: Personaladministration und Personalzeitwirtschaft. Ihre Zeitwirtschaft ist nah am Standard und bildet keine komplexen Tarif- und Betriebsvereinbarungen ab.
Unsere Empfehlung: Ein Wechsel auf SAP SuccessFactors Employee Central macht absolut Sinn. Sie können von modernster Funktionalität profitieren und sind gut für die Zukunft aufgestellt. Sie können dies als Ausgangspunkt für die Einführung weiterer Prozesse nutzen, wie beispielsweise Time Tracking, Recruiting, Learning oder Performance & Goals.
- Szenario 3: Personaladministration, Personalzeitwirtschaft, Personalabrechnung und Veranstaltungsmanagement.
Unsere Empfehlung: Da das Veranstaltungsmanagement mit SAP H4S4 nicht mehr verfügbar ist, bietet sich der Wechsel auf SuccessFactors Learning an in Form eines Vorprojekts. Hier sollte unbedingt auch SuccessFactors Employee Central mit eingeführt werden, um in den Genuss aller Funktionen zu kommen. In SF Employee Central liegt dann auch die Personaladministration. Je nach Anforderungen kann auch die Zeitwirtschaft in SF Employee Central wandern. Auf SAP H4S4 bleibt dann nur noch die Personalabrechnung.
Sollten Sie noch nicht 100% cloud-ready sein, dann können Sie SAP H4S4 als Brückentechnologie nutzen.
Welchen Funktionsumfang hat SAP H4S4?
Einige Anwendungen werden übernommen, aber natürlich gibt es auch Änderungen je nach gewählter SAP-H4S4-Ziellandschaft:
Option 1 „Public Cloud“ ist die kostengünstigste Option, da man sich die Cloud-Ressourcen mit anderen teilt. Dank einer Mandantentrennung ist der Zugriff auf die Unternehmensdaten dabei abgesichert. „Public Cloud“ ist auch die wartungsfreundlichste und zukunftssicherste Option. Updates spielt die SAP automatisiert ein und so kann sofort von neuen Innovationen profitiert werden. Der Systemumfang beinhaltet dann die nachfolgenden Module:
- Personalabrechnung
- Personalzeitwirtschaft inklusive
- Einsatzplanung
- Arbeitszeiterfassung (CATS)
- Personaladministration inklusive
- Organisationsmanagement
- Arbeitgeberleistungen
- Personalkostenplanung und -simulation
- Pensionskasse (DE/CH)
- ESS / MSS (basierend auf WebDynpro ABAP und/oder Fiori 2.0)
- Teilmodule des öffentlichen Diensts
- Stellenwirtschaft
- Einsatzplanung öffentlicher Dienst
- Reisekostenmanagement (als Teil des Finanzmoduls)
Option 2 „Private Cloud“ oder „OnPremise-Installation“: Wenn die Cloud-Ressourcen ausschließlich von einer einzigen Organisation genutzt werden oder das System lokal gehostet wird, kommen noch einige Anwendungen on top:
- Unternehmensvergütungsmanagement
- Talent Management Module, insbesondere
- SAP Learning Solution (ohne Java-Anwendungen)SAP E-RecruitingTalent Management und Talententwicklung
- Zielvereinbarung und –beurteilungen
Welche Möglichkeiten der Migration zu SAP H4S4 gibt es und welche ist die Beste?
Wie immer: Es kommt darauf an. Ähnlich wie bei den meisten Upgrades bieten sich die folgenden Pfade an:
Variante 1: Brownfield-Migration a.k.a. “Der Klassiker”
Hier wird einfach das bestehende System aktualisiert, ähnlich wie bei der Einspielung eines Enhancement Packages. Das eignet sich vor allem, wenn das aktuelle System stabil läuft und die Wartung leicht sowie günstig von der Hand geht.
Variante 2: Greenfield-Migration a.k.a. “Alte Zöpfe abschneiden”
Hier wird ein S/4HANA-System komplett neu aufgesetzt und an neu definierte Anforderungen angepasst, danach werden nur wichtigsten Daten migriert. Eine Datenhistorie wird für gewöhnlich NICHT vorgehalten. Diese Option ist genau die Richtige für Sie, WENN Ihr aktuelles System nur Probleme macht – Änderungen und Korrekturen teuer sind, zu Folgefehlern führen oder Support-Package-Einspielungen für sehr lange Downtimes oder Transportsperren sorgen.
Variante 3: Greyfield / Bluefield / hybride Migration a.k.a. “Das Beste aus beiden Welten”
Alle 3 Begriffe können Synonym verwendet werden. In diesem Szenario wird wie im Greenfield-Ansatz ein S/4HANA-System frisch installiert, das System wird aber nicht anhand neu definierter Vorgaben angepasst. Stattdessen werden weiterhin benötigte Programme, Customizing und Daten identifiziert und zielgenau ins neue System kopiert. Wieweit man also beispielsweise historische Daten übernimmt, kann ganz individuell entschieden werden.
Setzen Sie auf diese Variante, WENN Sie im Großen und Ganzen Ihrem System vertrauen, aber immer mal wieder Altlasten für Probleme sorgen. Häufig ist das der Fall bei mittlerweile reinen HR-Systemen, die als Kopie eines früher gemeinsamen ERP-Systems entstanden sind.
Welche Schritte werden für die SAP-H4S4-Migration benötigt?
Bewährt hat sich der folgende Projektablauf:
- Readiness Check durchführen
Zuerst werden einige Programme eingeplant und mittels Standardwerkzeugen ausgewertet. Dazu sollten unbedingt die kundeneigenen Programme auf S/4HANA-Tauglichkeit geprüft werden.
Im Rahmen von Workshops werden Themen identifiziert, die diskutiert und eventuell durch ein Vorprojekt bearbeitet werden müssen.
Als Ergebnis sollte ein grober Leitfaden mit ungefähren Projektlaufzeiten stehen. - Grundsätzliche IT-Strategie hinsichtlich Umgang mit der Cloud festlegen und in Lizenzverhandlungen mit der SAP treten
Wer weiß, was er/sie will, kennt seine/ihre Optionen und kann besser verhandeln. - Vorprojekte durchführen
Das können z.B. sein:
– Datenlöschung und -Archivierung mit ILM
– Ablösung nicht mehr unterstützter Komponenten wie beispielsweise Veranstaltungsmanagement, Managers Desktop, etc.
– S/4-Readiness von kundeneigenen Programmen herstellen - H4S4-Sandbox
Jedes System tickt ein bisschen anders. Insbesondere bei Brownfield oder einem hybriden Migrationsansatz gibt der Aufbau einer Sandbox die Möglichkeit…
– …die technische Migration zu üben.
– …im Readiness Check nicht gefundene Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. Der Readiness Check kann nicht alle Sachverhalte erkennen. Wer beispielsweise SAP-Coding einfach kopiert, lässt die Prüfungen ins Leere laufen.
– …neue Funktionalität kennenlernen und ausprobieren.
– …die Transportsperre der eigentlichen Systemschiene kurz zu halten.
– …den Projektplan besser abzuschätzen. - Aufbau eines Notsystems
Somit kann trotz Transportstopps eine dringende Korrektur den Weg ins Produktivsystem finden - Migration des Entwicklungssystems
- Ggf. Migration des Qualitätssicherungssystems und anderer Zwischensysteme
- Migration des Produktivsystems
- Neue Möglichkeiten nutzen!!
Durch das neue S/4HANA-Lizenzmodell entfallen die Lizenzkosten für Employee & Manager Self-Services. Warum dann nicht auch nutzen, wenn man schon ohnehin dafür bezahlt? - S/4-Readiness von kundeneigenen Programmen herstellen
Was sind die Vorteile von H4S4?
Kleinere Verbesserungen finden sich vor allem in den Kernmodulen. Hierfür ein paar Beispiele ohne Anspruch auf Vollständigkeit:
Zeitwirtschaft
– Leichtere Fehlerquellenidentifizierung in der Zeitwirtschaftsauswertung
– Pausenfelder im Infotyp 2002 „Anwesenheiten“
Organisationsmanagement in PPOME/PPOSE
– Kostenverteilung in Übersichtsbild
– Pflege von Übersetzungen integriert
Personalabrechnung
Sehr viel passiert auch im Bereich Fiori Self-Services. Alle Fiori 2.0-Anwendungen sollen in den nächsten Jahren durch aktuellere und bessere Versionen abgelöst werden. Aktuell ist das bereits der Fall für diese Anwendungen:
- „Mein Reporting“
- „Mein Teamkalender“
- „Meine Zeitereignisse“ / „Zeitereignisse genehmigen“
- „Mitarbeitersuche“
Außerdem sind die folgenden Anwendungen neu dazu gekommen:
- „Meine HR Dokumente“
- „Meine Suche“
- „Meine Aktionen“
- „Meine Organisation“
- „Mitarbeiterprofil“
- „Personalprozesse“
- „Kurse suchen“ / „Meine Kurse“ / „Kursteilnahmen verwalten“ (SAP Learning Solution)
SAP-H4S4-Geheimtipps
Mit dem Wechsel auf SAP H4S4 tritt ein neues Lizenzmodell in Kraft. Dabei gibt es künftig keine userbasierten Lizenzen mehr, lizensiert werden nur noch die Stammsätze. Dabei werden die Module Personaladministration, Personalzeitwirtschaft, Personalabrechnung, Learning Solution und E-Recruiting gesondert lizensiert. Die meisten Talent-Prozesse werden dabei der Personaladministration zugeordnet.
Dadurch entstehen auch Chancen für den Personalbereich: Die bisherigen zusätzlichen Lizenzkosten für die Nutzung des Employee & Manager Self-Services entfallen nun. Also warum künftig nicht auch nutzen, wenn man das ohnehin bezahlt?
Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen in 2024 und der bisher maue Ausblick auf 2025 haben viele Unternehmen veranlasst, bereits geplante SAP-H4S4-Migrationen in die Folgejahre zu verschieben. Daraus könnte sich ein Beraterengpass ergeben. Wer schlau ist, schiebt zumindest die SAP-H4S4-Planungen nicht auf die lange Bank und sichert sich frühzeitig geeignete Ressourcen. Der Pool an verfügbaren und fähigen Beratern wird sich in Richtung 2027 rapide verringern. Systemverantwortlichen kann ich hier nur raten, entsprechend sehr großzügigen Abstand zum 31.12.2027 zu lassen, damit bei einem Fehlschlag ein „Plan B“ greifen kann.
Fazit und Ausblick: SAP H4S4 als Brückentechnologie auf dem Weg in die Cloud
Mit SAP H4S4 bekommen Sie eine Brückentechnologie, die Ihnen mehr Zeit für den geordneten Umzug in die Cloud verschafft. Die SAP bietet diese Infrastruktur in jeglicher Geschmacksform und passend zur Unternehmensstrategie an: OnPrem, private Cloud,Public Cloud. Für Unternehmen mit besonderen Sicherheitsansprüchen bietet die StackIT als Teil Schwarz-Gruppe auch eine in Deutschland laufende private Cloud.
Dabei führt in den allermeisten Fällen ein klassischer Brownfield-Ansatz zum Erfolg. Das wird im Gegensatz zu anderen S/4HANA-Projekten kein Transformationsprojekt, sondern ist eher mit einem Enhancement Package Upgrade zu vergleichen. Trotzdem macht es Sinn, vor der Migration das System aufzuräumen und ggf. Module, bei denen es Sinn und Innovationen erfordern, in Richtung SuccessFactors zu verlagern.
Im Gegensatz zur Anlage einer neuen Lohnart kann ein SAP-H4S4-Projekt nicht innerhalb von 2 Wochen geplant und umgesetzt werden. Beschäftigen Sie sich also frühzeitig mit dem Thema, machen Sie einen ordentlichen Readiness Check und gehen Sie schnellstmöglich in Lizenzverhandlungen. Warten Sie nicht auf 2027 und gehen das Projekt “auf den letzten Drücker” an. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden genügend Zeit für so ein Projekt – wie so vieles kommt so ein Projekt ja meist auch “on top”.
Bei all diesen Themen können wir Sie unterstützen! Kommen Sie dieses Jahr schon auf uns zu und gehen mit uns in die Planung!
Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche Migration, verlieren Sie den Spaß an der Herausforderung und der Technik nicht aus den Augen.
