Digitalisierung im Personalmanagement: Systemgestützter E2E-Planungsprozess macht’s möglich
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Sie nutzen noch manuelle Excel-Workarounds zur Abbildung Ihrer HR-Prozesse? Dem sollten Sie ein Ende setzen, denn eine Studie der Boston Consulting Group (BCG) in Zusammenarbeit mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) macht deutlich: Strategische Personalplanung, People Analytics, HR-IT sowie digitale Personalprozesse werden die Personalarbeit in Zukunft prägen. Wer hier den Handlungsdruck nicht erkennt, wird von der Konkurrenz abgehängt.
Neben diesen Kernthemen ist die Studie zu der Erkenntnis gelangt, dass
- 34% der CHROs direkt im Vorstand sitzen und
- 60% des Personalmanagements aktiv an der Entwicklung der Unternehmensstrategie beteiligt sind, aber
- 58% der Unternehmen immer noch manuelle Excel-Workarounds benötigen.
Um diesem Handlungsdruck gerecht zu werden, benötigt Ihr Personalmanagement integrierte, automatisierte und standardisierte HR-Prozesse sowie die dafür notwendigen Werkzeuge, insbesondere in Form einer dafür geeigneten HR-IT-Systemlandschaft. Hierzu gaben die befragten Unternehmen an, dass der wichtigste Erfolgsfaktor ein einheitliches System mit wenig Schnittstellen ist und die größte Herausforderung darin besteht, Prozesse zu standardisieren.
Sie fragen sich jetzt, wie Excel-Tabellen auf vollautomatisierte Prozesse innerhalb einer einheitlichen Systemlandschaft umgestellt und das Personalmanagement bei der strategischen Aufgabenbewältigung unterstützt werden kann? In diesem Artikel erklärt unser SAP HCM Experte Andreas Hardt, wie Sie diese Herkulesaufgaben mittels einer systemtechnischen End-to-End (E2E)-Personalplanungslösung vollumfänglich meistern.
Der E2E-Personalplanungsprozess als wichtiger Aspekt im Personalmanagement
Der Planungsprozess bezieht sich auf die Prognose und Verwaltung der Mitarbeiter:innen-Anzahl. Dabei werden sowohl bestehende Mitarbeiter:innen als auch Neueinstellungen und Trennungen berücksichtigt. Die Planung ermöglicht es Unternehmen, ihren Personalbedarf im Einklang mit den Geschäftszielen zu steuern und sicherzustellen, dass
- die notwendige Anzahl an Mitarbeiter:innen (Menge)
- mit der richtigen Qualifikation (Qualität)
- zum richtigen Zeitpunkt (Zeit)
- am richtigen Ort (Ort)
bereitgestellt werden kann. Je schneller die benötigten HR-Informationen für die Personalplanung zur Verfügung stehen, desto flexibler und effizienter kann die Personalplanung durchgeführt werden.
Die Herausforderungen für einen agilen E2E-Personalplanungsprozess
Je höher der Automatisierungsgrad in einem E2E-Personalplanungsprozess ist, desto geringer ist der administrative Aufwand der HR-Informationen für das Personalmanagement. Daraus ergeben sich folgende Herausforderungen:
- Schnittstellenmanagement der verschiedenen IT-Systeme
- Relevante HR-Informationen durch automatische Import- und Export-Funktionen schnell und effizient bereitstellen
- Integrierten Planungsprozesses abbilden, der allen Beteiligten einen Überblick über den aktuellen Stand der Planung gibt
E2E-Personalplanungsprozesses automatisieren
Die Headcount-Planung zählt die Anzahl an Mitarbeiter:innen, während die FTE-Planung die Vollzeitäquivalente berücksichtigt. Der digitale Cloud-gestützte E2E-Headcount- und FTE-Planungsprozess findet in in einer SAP-Systemlandschaft statt. Er ermöglicht auf Basis des SAP Workforce Planning (WFP) Contents eine ganzheitliche zyklusübergreifende Planung. Dieser basiert auf 7 Schritten:
Auf der Basis valider, konsistenter Ist-Daten aus dem operativen Vorsystem (hier SAP SuccessFactors) werden die Basisdaten für die Planung in SAP BW
für eine optimale Weiterverarbeitung automatisch abgelegt und aufbereitet.
In einem zweiten Schritt werden diese Daten in das SAP Analytics Cloud-Planungsmodell geladen und dem Planungsprozess zur Verfügung gestellt.
Zusätzlich werden sämtliche vakante/offene Planstellen aus SAP SuccessFactors in ein separates Datenmodell in der SAP Analytics Cloud geladen, damit Zusatzinformationen für die Planung über ein integriertes Reporting angezeigt werden können.
Nach der Bereitstellung der relevanten Basisdaten für die Headcount- und FTE-Planung erfolgt die eigentliche Planung.
Daraufhin wird die fertig erstellte und abgenommene Personalplanung in das SAP BW) für mögliche Plan/Ist-Vergleiche im Personalreporting zurückgeschrieben (Datenretraktion) . Ergänzend werden die neu erstellte Planstellen in das operative System SAP SuccessFactors zurückgeführt.
In einem letzten Schritt werden die neu geplanten Stellen in der SAC über eine Standardschnittstelle in das SAP SuccessFactors zurückgeschrieben.
Sämtliche Schritte in diesem Planungsprozess erfolgen automatisch und integriert – ganz ohne manuelle Systembrüche zwischen den einzelnen Systemen.
Warum ein definierter HR-Planungsprozesses notwendig ist
Die oben aufgeführte E2E-Personalplanungslösung muss immer in Verbindung mit einem ganzheitlichen und durchgängigen Planungsprozess implementiert werden und somit alle relevanten Schritte von der Datenvorbereitung bis hin zur Datenrückführung umfassen. Dies beinhaltet insbesondere die Kommunikation innerhalb des Planungsprozesses. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass Personal-Planer:innen sich mit ihren Vorgesetzten abstimmen , um die Planungsaktivitäten entsprechend anzupassen.
Ein systematischer Ansatz zur Definition und Durchführung des Planungsprozesses ermöglicht es, die größte Herausforderung anzugehen: die Standardisierung der Prozesse. Durch die klare Strukturierung und Dokumentation des Prozesses wird eine konsistente und effiziente Personalplanung ermöglicht. Das führt wiederum zu besseren Entscheidungen und einer verbesserten Ressourcennutzung.
Diese operative Headcount- und FTE-Planung übernimmt typischerweise den Staffelstab der strategischen Personalplanung, um die strategischen Leitlinien in konkrete Einsätze bezogen auf Stellen und/oder Projekte umzusetzen. In Abwesenheit einer systemgestützten strategischen Personalplanung können diese Leitlinien mit einer aggregierten Planung manuell festgelegt werden.
Fazit: Eine fortschrittliche HR-IT-Landschaft ist zentral
Durch einen integrierten und automatisierten E2E-Personalplanungsprozess werden nicht nur strategische Ziele erreicht, sondern auch eine effiziente Nutzung von Ressourcen ermöglicht. Die systemtechnische Lösung bietet einen ganzheitlichen Ansatz, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Ein standardisierter und automatisierter Planungsprozess wird dabei als wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements betrachtet, da er eine fundierte Grundlage für die Steuerung des Personalbedarfs eines Unternehmens bietet. Die Verbindung von unterschiedlichen SAP-Systemen wie SAP SuccessFactors, SAP BW und SAP Analytics Cloud via SAP BTP sorgt für eine nahtlose Durchführung dieses Planungsprozesses.
Der digitale Cloud-gestützte E2E-Headcount- und FTE-Planungsprozess löst die Herausforderungen hinsichtlich der technischen Komplexität, der effizienten Bereitstellung von HR-Informationen sowie der Integration von E2E-Prozessen. Durch die Automatisierung und Standardisierung wird nicht nur der administrative Aufwand reduziert, sondern auch die Qualität und Geschwindigkeit der Personalplanung deutlich verbessert.
Insgesamt verdeutlicht das vorgestellte Konzept die Bedeutung einer fortschrittlichen HR-IT-Systemlandschaft, um den steigenden Anforderungen an das Personalmanagement gerecht zu werden. Durch die Implementierung solcher Lösungen können Unternehmen nicht nur ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt stärken, sondern auch ihre strategischen Ziele effektiver verfolgen.
