Entlastung oder Belastung? Die elektronische Krankmeldung kommt.
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Es sind bewegte Wochen in deutschen Arztpraxen. Seit Langem schon kämpfen viele niedergelassene Ärzt:innen mit Überlastung und Problemen mit dem Gesundheitssystem, gingen mitunter teilweise deshalb sogar in den Arbeitsstreik. Zudem herrscht Hochkonjunktur für grippale Infekte und Erkältungen, was deutlich an überfüllten Wartezimmern zu erkennen ist.
Ausgerechnet während dieser durchaus angespannten Lage kommt eine Neuerung, die nicht nur die Arztpraxen, sondern auch viele Unternehmen vor eine große Herausforderung stellen wird: Ab dem 1. Januar 2023 müssen Krankmeldungen elektronisch versendet werden, von Arztpraxis zu Krankenkasse und anschließend zum Arbeitgeber:in.
Die Idee ist keinesfalls neu. Bereits im September 2019 hatte der Bundestag diese Änderung beschlossen, im sogenannten Bürokratieentlastungsgesetz III. Doch von Entlastung kann bei vielen Unternehmen erst mal nicht die Rede sein, ruft doch diese Gesetzesänderung erst einmal Mehraufwand hervor.
Die elektronische Krankmeldung: Was ändert sich für Unternehmen?
Denn eben jene Unternehmen haben nun eine Holschuld – bedeutet, sobald sich Mitarbeiter:innen krankmelden, muss der/die Arbeitgeber:in mit der jeweiligen Krankenkasse in Kontakt treten und die elektronische Krankmeldung anfordern bzw. abfragen, um sie anschließend im eigenen System einzupflegen.
Die dafür notwendigen technischen Erweiterungen stellen die Unternehmen teilweise vor eine Mammut-Aufgabe. Neben dem eigentlichen Prozess mit Versand und Abruf der Arbeitsunfähigkeiten für das eigentliche Verfahren müssen sich die Arbeitgeber:innen Gedanken machen, wie sie die Krankmeldungen der Arbeitnehmer:innen zukünftig erhalten. Die Meldungen kommen per Post oder Mail, werden in einem Employee Self Service (ESS) oder Manager Self Services (MSS) System erfasst oder telefonisch gemeldet, sodass ein Zeitbeauftragter die Erfassung im System direkt einpflegen kann. Darüber hinaus gilt es folgende Fragen abzuklären:
- Fällt der/die Arbeitnehmer:in länger als drei Tage aus?
- Ist er/sie krank oder ist er/sie zuhause, weil eines der Kinder krank ist?
- Ist es ein Arbeitsunfall oder sonstiger Unfall?
Davon wiederum hängt nämlich ab, ob man als Arbeitgeber:in überhaupt eine eAU anfordern muss oder nicht – mit entsprechender Wirkung auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Es muss also zusätzlich überlegt werden, wie die Daten zukünftig und mit welcher Art von Abwesenheit in die Lohn- und Gehaltsabrechnung gelangen, um die manuellen Tätigkeiten für den Fachbereich und die Fehlerquote im eAU-Verfahren möglichst gering zu halten. Außerdem sollte man in Betracht ziehen, vorgelagerte Prozesse bzw. Abwesenheiten zu überdenken und zu überarbeiten.
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