Relief or burden? The electronic sick note is coming.
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Es sind bewegte Wochen in deutschen Arztpraxen. Seit Langem schon kämpfen viele niedergelassene Ärzt:innen mit Überlastung und Problemen mit dem Gesundheitssystem, gingen mitunter teilweise deshalb sogar in den Arbeitsstreik. Zudem herrscht Hochkonjunktur für grippale Infekte und Erkältungen, was deutlich an überfüllten Wartezimmern zu erkennen ist.
Ausgerechnet während dieser durchaus angespannten Lage kommt eine Neuerung, die nicht nur die Arztpraxen, sondern auch viele Unternehmen vor eine große Herausforderung stellen wird: Ab dem 1. Januar 2023 müssen Krankmeldungen elektronisch versendet werden, von Arztpraxis zu Krankenkasse und anschließend zum Arbeitgeber:in.
Die Idee ist keinesfalls neu. Bereits im September 2019 hatte der Bundestag diese Änderung beschlossen, im sogenannten Bürokratieentlastungsgesetz III. Doch von Entlastung kann bei vielen Unternehmen erst mal nicht die Rede sein, ruft doch diese Gesetzesänderung erst einmal Mehraufwand hervor.
The electronic sick note: What changes for companies?
Denn eben jene Unternehmen haben nun eine Holschuld – bedeutet, sobald sich Mitarbeiter:innen krankmelden, muss der/die Arbeitgeber:in mit der jeweiligen Krankenkasse in Kontakt treten und die elektronische Krankmeldung anfordern bzw. abfragen, um sie anschließend im eigenen System einzupflegen.
Die dafür notwendigen technischen Erweiterungen stellen die Unternehmen teilweise vor eine Mammut-Aufgabe. Neben dem eigentlichen Prozess mit Versand und Abruf der Arbeitsunfähigkeiten für das eigentliche Verfahren müssen sich die Arbeitgeber:innen Gedanken machen, wie sie die Krankmeldungen der Arbeitnehmer:innen zukünftig erhalten. Die Meldungen kommen per Post oder Mail, werden in einem Employee Self Service (ESS) oder Manager Self Services (MSS) System erfasst oder telefonisch gemeldet, sodass ein Zeitbeauftragter die Erfassung im System direkt einpflegen kann. Darüber hinaus gilt es folgende Fragen abzuklären:
- Will the employee be absent for more than three days?
- Is he/she sick or is he/she home because one of the children is sick?
- Is it an accident at work or other accident?
This, in turn, determines whether or not an employer has to request an eAU at all – with the corresponding effect on payroll accounting. Additional consideration must therefore be given to how the data will enter payroll in the future and with what type of absence, in order to keep manual activities for the department and the error rate in the eAU process as low as possible. In addition, consider revisiting and revising upstream processes or absences.
mmmake unterstützt Sie bei der Beratung rund um diese Prozesse, wie auch die technische Umsetzung, egal ob ESS/MSS-Szenarien, FIORI, SuccessFactors Employee Central, Schnittstellenanpassungen. Sie bekommen eine 360-Grad-Lösung und wir setzen diese Vorgaben auf Wunsch auch gerne um.
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